Wet en regelgeving
WBSO
Het ministerie van Economische Zaken heeft uitgelegd dat begunstigden van EFRO-projecten uit de programmaperiode 2014-2020 het voordeel uit Nederlandse fiscale stimuleringsmaatregelen niet hoeven te verrekenen, of in mindering hoeven te brengen met gemaakte kosten, als er sprake is van geoorloofde staatssteun. Dit geldt voor WBSO voordeel, RDA aftrek, en overige fiscale stimuleringsmaatregelen. Behalve het financiële voordeel dat hierdoor voor begunstigden ontstaat, worden ook de administratieve lasten verlicht.
WBSO staat voor Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (S&O afdrachtvermindering) en RDA staat voor Research & Development Aftrek. Beide regelingen, die per 1 januari zijn samengevoegd onder de noemer WBSO, zijn fiscale stimuleringsinstrumenten van de Rijksoverheid.
De aanpassing geldt per direct en met terugwerkende kracht. Bij toekomstige aanvragen hoeft WBSO niet in mindering gebracht te worden op de loonkosten. Wanneer bij het project WBSO in mindering is gebracht, neem dan contact op met Kansen voor West over hoe u hiermee dient om te gaan tijdens de uitvoering van uw project.
De managementautoriteiten van de vier landsdelige programma’s (waaronder Kansen voor West) hebben onlangs dan ook met het ministerie van Economische Zaken en de Audit Dienst Rijk om tafel gezeten om onduidelijkheden weg te nemen en gezamenlijke afspraken te maken over een eenduidige interpretatie en handhaving van de regelgeving.
De betreffende onderwerpen worden hieronder stuk voor stuk toegelicht.
Meer informatie
Worstelt u met andere vragen, kijk dan eens op onze website www.kansenvoorwest2.nl. In het Handboek EFRO 2014-2020 versie 5.1 en de FAQ's wordt een groot aantal administratieve kwesties en regelgeving beschreven. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw accounthouder of programmabureau.
Interpretatie en handhaving administratieve regels
De praktijk wijst uit dat er bij de uitvoering van EFRO-projecten in de programmaperiode 2014-2020 op landelijke schaal onduidelijkheid en interpretatieverschillen bestaan over enkele administratieve onderwerpen, zoals:
• WBSO
• Aanbestedingsbeleid
• Maximale urennorm
• Redelijke termijn goedkeuring urenregistratie
• Controle uitbetaling salarissen
• Financiële moeilijkheden
Eigen aanbestedingsbeleid
Het ministerie van Economische Zaken heeft in samenwerking met de Managementautoriteiten en de Audit Dienst Rijk bepaald, dat het niet meer verplicht is voor de controlerende instanties van EFRO subsidie om te toetsen op het eigen aanbestedingsbeleid van begunstigden die zijn aangemerkt als aanbestedende dienst. Wij zullen dan ook niet controleren of uw aanbestedingen voldoen aan uw eigen aanbestedingsbeleid.
De verplichting om u te houden aan de aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten volgens de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit en de Gids Proportionaliteit, blijft bestaan. En hier zal ook op worden getoetst.
Maximale urennorm
Voor het bepalen van het uurtarief bestond onduidelijkheid of de uren van een projectmedewerker moesten worden gemaximeerd, als de projectmedewerker op jaarbasis meer uren werkt dan bij de berekening van het uurtarief is ingeschat.
Het ministerie van Economische Zaken heeft bepaald, dat het aantal te declareren uren voor een projectmedewerker gemaximeerd is op 1.720 uur.
Kansen voor West zal in de uitvoering van de projectcontroles wel toetsen op de redelijkheid van de kosten, waarbij de toerekenbaarheid van de uren aan het EFRO-project wordt getoetst aan de hand van de urenregistratie.
Redelijke termijn voor goedkeuring urenregistratie
Kansen voor West heeft vanaf het begin van het programma een redelijke termijn van maximaal acht weken voorgeschreven voor het aftekenen van uren die voor het project gemaakt zijn. De urenregistratie moet goedgekeurd worden door zowel de medewerker als een persoon die kan beoordelen of de uren voor het project gemaakt zijn. Denk daarbij aan de leidinggevende of verantwoordelijke projectleider.
Het ministerie van Economische Zaken staat echter een ruimere termijn toe. Het heeft bepaald dat de urenregistratie van de projectmedewerker waarvoor loonkosten worden opgevoerd, goedgekeurd moet zijn voordat de rapportage wordt ingediend bij Kansen voor West. Dit gebeurt in principe halfjaarlijks.
Uiteraard zullen wij de richtlijn van het ministerie van Economische Zaken volgen bij de beoordeling van uw loonkosten, maar om uw urenregistratie beheersbaar te houden, adviseren wij u niet te wachten met het controleren en aftekenen van uren totdat u uw halfjaarlijkse rapportage indient.
Met een reparatiebrief zullen uw subsidiewaarden dienovereenkomstig worden versoepeld. U ontvangt deze brief rond 1 oktober a.s..
Controle uitbetaling salarissen
Met de Audit Dienst Rijk, het ministerie van Economische Zaken en de Managementautoriteiten van de EFRO-programma's is de afspraak gemaakt dat de Managementautoriteiten ook de uitbetaling van salarissen controleren.
Dit zal Kansen voor West op steekproefbasis doen. Wij zullen ook de accountant vragen dit te doen bij de opstelling van het rapport van feitelijke bevindingen. Het controleprotocol wordt hierop aangepast.
Het mag met een betaalbewijs, maar als het bankrekeningnummer van de betrokkene op de salarisstrook staat, is dat ook al voldoende bewijs.
Financiële moeilijkheden
Omdat het verstrekken van EFRO-subsidie aan ondernemingen die mogelijk in moeilijkheden verkeren, aanzienlijke risico’s met zich meebrengt voor de Europese begroting, is bepaald dat ondernemingen in moeilijkheden geen steun ontvangen. Het belangrijkste criterium om de financiële situatie van B.V.’ s en N.V. ‘s te bepalen, is de omvang van het eigen vermogen. Dit dient minimaal de helft van de waarde van het geplaatste aandelenkapitaal te bedragen.
Tot het eigen vermogen behoren de volgende elementen: het geplaatste kapitaal; agio; herwaarderingsreserves; andere wettelijke reserves; statutaire reserves; overige reserves; niet verdeelde winsten. Een achtergestelde lening mag, in uitzonderingsgevallen, als onderdeel van het eigen vermogen worden beschouwd. Nadere informatie van het ministerie van Economische Zaken over dit onderwerp is te vinden op onze website.
Mocht u hieromtrent specifieke vragen hebben, dan adviseren wij u vóór de indiening van uw aanvraag contact op te nemen met Kansen voor West.