Grabbelton - april 2018

In deze rubriek vindt u diverse weetjes en tips rond de regelgeving en verantwoording.

UNIFORMITEIT INVOER NAMEN EN PERIODEN IN WEBPORTAAL
In het webportaal waar u uw voortgangsrapportage invoert is er redelijk veel vrijheid voor de wijze van invoer. Wij vragen u de namen van medewerkers, waarvan uren worden ingevoerd, uniform in te voeren. En wel op de manier, waarop ze in uw eigen personeelsadministratie zijn opgenomen. Dus niet de ene keer Jan Jansen, dan weer Jansen en dan weer J.P.M.G. Jansen. Hetzelfde geldt voor de periode van invoer van de uren. Dit kan in principe per dag, per maand, per kwartaal, per voortgangsperiode etc. Ook hier vragen wij u weer uniform in te voeren en wel per maand. Dit voorkomt dat we over de jaargrens heen schieten en dan extra vragen moeten stellen. Uniforme invoer helpt u en ons bij de controles. Het vermindert ook het aantal controles en vragen.


ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING
Op 25 mei aanstaande wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) van kracht. Er is veel drukte over. Uiteraard zijn ook wij ons aan het voorbereiden. Omdat wij verwerker zijn van privacy gevoelige gegevens, zoals salarisstroken voor de controles van de loonkosten, zullen wij ons bij die verwerking uiteraard aan de Verordening houden. Wij kunnen daarom een overeenkomst voor verwerking van persoonsgegevens met u sluiten. Neemt u gerust contact op als u of uw organisatie daar behoefte aan heeft (via uw accounthouder). Het is ook mogelijk om persoonsgevoelige gegevens niet via uw penvoerder, maar rechtstreeks bij ons aan te leveren bijvoorbeeld via een beveiligde verbinding. Wij adviseren u om alle werknemers die tijd schrijven op het Kansen voor West project, éénmalig toestemming te laten geven voor het verstrekken van deze gegevens aan de managementautoriteit. Uiteraard alleen voor controle-doeleinden.



Als u gebruik maakt van IKS (Integrale Kostprijs Methodiek) dan zijn persoonsgegevens als een salarisstrook niet nodig. U moet IKS wel laten goedkeuren door RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Daar kunt u ook meer informatie krijgen over IKS. Daarnaast is het mogelijk persoonsgevoelige gegevens te versleutelen, denk aan het BSN.
Let op, de AGV ontslaat u niet van de plicht op basis van een deelwaarneming de salarisgegevens aan te leveren. Wij hebben die nodig als bewijs. Meer informatie over de AGV vindt u op onze vernieuwde website.


OMNIBUSVERORDENING
De Europese Commissie heeft het afgelopen anderhalf jaar hard gewerkt aan vereenvoudiging. De vereenvoudigingen zijn vastgelegd in een grote OMNIBUS verordening. Helaas heeft de stemming vertraging opgelopen en laat nog enkele maanden op zich wachten. Wij zullen u in de volgende nieuwsbrief informeren over de belangrijkste wijzigingen. Een aantal vereenvoudigingen gelden met terugwerkende kracht


VERKLARING GEEN FINANCiËLE MOEILIJKHEDEN
Elk bedrijf moet een verklaring Geen Financiële Moeilijkheden kunnen laten zien. De Europese Commissie legt dit eng uit. Het komt er op neer dat uw Eigen Vermogen niet onder de 50% mag zakken. Het blijkt dat vooral veel beursgenoteerde ondernemingen die een jaar hebben van forse ver-of aankopen, dat niet kunnen. Als zich dat voordoet, dan zullen we de situatie per geval bekijken en beoordelen. Houd u er wel rekening mee dat we naar alle partijen kijken die met uw bedrijf verbonden zijn, ook Holdings in het buitenland, en dat we dat ook controleren. Dit geldt ook voor de MKB verklaring.

FAILLISSEMENTEN
Hoewel het in de beschikking staat, merken we toch dat faillissementen lang niet altijd bij ons gemeld worden en sterker nog ook niet bij de penvoerder. Dit is wel een verplichting.

terug naar nieuwsbrief april 2018