Digitalisering en administratieve lastenverlichting in subsidieland: een (on)mogelijke combinatie!?
TNO en de EFRO management autoriteiten werden geconfronteerd met een enorm dilemma: de vergaande gedigitaliseerde administratie van TNO leidde bij beide partijen tot een administratieve lastenverzwaring bij het afleggen van verantwoording over de ontvangen EFRO subsidies (Europees Fonds Regionale Ontwikkeling). Dat kon toch niet waar zijn, dit staat haaks op de gezamenlijke doelstelling tot lastenverlichting!
Digitalisering en subsidieverantwoording
De TNO administratie werkt volledig met gedigitaliseerde documenten en autorisaties, die gestuurd worden door geprogrammeerde workflows. Ook zijn veel controleprocedures 'afgedwongen' in de IT- systeeminrichting. De medewerkers van de EFRO managementautoriteiten moeten op individueel projectniveau controles uitoefenen op de juiste en rechtmatige besteding van de subsidiegelden en dit zelfstandig vaststellen.
Confrontatie
Een confrontatie was geboren: de EFRO konden de noodzakelijke controles niet uitvoeren (het TNO systeem is voor hen een ‘black box’) en TNO medewerkers konden de projectspecifieke vragen alleen maar beantwoorden door te wijzen naar hun integrale systeem. Omdat TNO is betrokken bij diverse projecten in verschillende regio’s werd TNO geconfronteerd met dezelfde systeemvragen door verschillende managementautoriteiten.
Een nieuw initiatief
Op initiatief van TNO hebben beide organisaties de handen ineengeslagen. De EFRO-managementautoriteiten werden vertegenwoordigd door Ruud van Raak (Kansen voor West) en Sander Donders (OPZuid). Vanuit TNO zaten Martin de Jong en Jeroen Mulder aan tafel. Omdat de administratieve organisatie landelijk voor alle TNO-organisaties gelijk is en ook de ERFRO-managementautoriteiten landelijk een eenduidige werkwijze hanteren, kon een systeem ontwikkeld worden waarbij TNO één keer per jaar verantwoording aflegt over geautomatiseerde processen en procedures, precies afgestemd op wat de EFRO management autoriteiten nodig hebben. Deze rapportage wordt voorzien van een assurance verklaring door de accountant van TNO.
Rol accountant
De rol van de accountant KPMG, in de persoon van Femke Smit is hierbij van belang geweest. Zij heeft de vertaling gemaakt van de bestaande controle op de geautomatiseerde systemen, naar een assurance verklaring voor een specifieke doelgroep op de werking van de systemen van TNO.
Voordelen
Het voordeel voor beide organisaties is evident:
- TNO behoeft over de administratieve organisatie slechts één keer per jaar verantwoording af te leggen heeft hierbij één EFRO-managementautoriteit als aanspreekpunt, die accounthouder is namens alle managementautoriteiten;
- TNO behoeft per project alleen projectspecifieke inlichtingen te verstrekken;
- EFRO managementautoriteiten hebben zekerheid dat de administratie en controles goed hebben gewerkt (is voor hen n.l. een 'black box');
- EFRO managementautoriteiten kunnen zich toeleggen op specifieke projectcontroles en houden meer tijd over om na te gaan of de doelen van het project zijn behaald en de subsidie goed is besteed. Dit sluit aan bij de wens van de Europese Commissie om vooral op output te sturen.
Landelijk accounthouderschap
De conclusie is dat digitalisering en administratieve lastenverlichting in subsidieland hand in hand kunnen gaan. Voorwaarde is de bereidheid van partijen om de zoektocht aan te gaan naar een oplossing. De gemaakte afspraken zijn neergelegd in een Landelijk Accounthouderschap en in juni 2018 is daarover overeenstemming bereikt tussen TNO en de bij de uitvoering van EFRO projecten betrokken autoriteiten binnen de vier landsdelige EFRO programma’s.
Op grond van dit initiatief volgens nu andere grote partijen dit voorbeeld, zoals de TU Delft.
Bijlage
Opzet en uitwerking Landelijk accounthouderschap
De opzet van het dossier landelijk accounthouderschap is vorm gegeven in samenwerking met TNO.
Het achterliggende model is dat er drie afgestemde controleniveaus zijn (huisaccountant TNO-landelijk accountouder namens de EFRO autoriteiten en de projectcontroller/financieel adviseur aan EFRO zijde van het project) . Uitgangspunt is dat er bij de individuele projecten zoveel mogelijk wordt vertrouwd op systeemgericht werk van de huisaccountant van TNO en van de landelijk accounthouder, zodat minimaal gegevensgericht op projectniveau hoeft te worden gecontroleerd en met beperkt onderbouwend materiaal (mn schermafdrukken) kan worden volstaan. Het landelijk dossier bestaat uit een rapport met de beschreven processen van TNO en de belangrijkste controles binnen deze processen waarop de EFRO Autoriteiten kunnen steunen. De accountant van TNO heeft hier inmiddels een Assurance Rapport (een Rapport van Bevindingen is ook een toegestaan model) bij opgesteld waarbij Assurance wordt afgegeven over de werking van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing zoals beschreven gedurende het gehele jaar.
Daarnaast worden in het landelijk dossier algemeen geldende belangrijke stukken opgenomen, die relevant kunnen zijn voor alle projecten waarbij TNO betrokken is. Een goed voorbeeld in dit dossier is een onderbouwing van economische of niet economische activiteiten.
Status van de het landelijk account in processen van management- en auditautoriteiten
De eerste beschrijving van de processen en het hier bij afgegeven Assurance Rapport is op landelijk niveau met alle management autoriteiten en de audit autoriteit afgestemd. De landelijk accounthouder is degene voor medewerkers van de andere bij EFRO betrokken autoriteiten en TNO om vragen over het landelijk dossier te beantwoorden en toe te lichten. Alle EFRO autoriteiten moeten op dezelfde wijze met het dossier en de afgestemde aanvullend te verrichten verificaties omgaan.
Aanlevering van documentatie door de begunstigde
Van TNO ontvangen we jaarlijks de volgende documentatie:
- Een door de huisaccountant opgesteld Assurance rapport waaruit blijkt dat de accountant hun werkzaamheden hebben verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse Standaard 3000A “Assuranceopdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie (attest-opdracht)”. Van materieel belang zijnde aspecten hebben bestaan en gewerkt in overeenstemming met de beschrijving zoals opgenomen in het landelijk accounthouderschap dossier.
We kunnen ons voorstellen dat een andere accountant de voorkeur heeft voor een rapport van bevindingen. Ons voorstel is dat we dit niet dwingend voorschrijven één van beide vormen is noodzakelijk, het is vrij aan de accountant om de vorm te kiezen.
De beschrijvingen van de processen zoals opgenomen in het landelijk accounthouderschap dossier, waarover de accountant een uitspraak doet, bevatten in elk geval de volgende onderdelen:
1. Algemene IT inrichting
2. Loonkosten
2.1 Proces HRM in- en uitdiensttreden
2.2 Urenadministratie
2.3 Uurtarief en koppeling aan medewerkers in relatie tot de projectadministratie
2.4 Controle op autorisatie en uitbetaling van de netto-salarissen
3. Kosten derden en overige kostensoorten
3.1 Inkoop en betalingen
3.2 Reiskosten
3.3 Aanbesteden
3.4 Afschrijvingen
4. Projectadministratie
5. Beschrijving algemene IT beheersmaatregelen ter borging van de continue werking van de geautomatiseerde beheersmaatregelen ten behoeve van de financiële administratie.
Bijlage: - Rapport van bevindingen inzake de IKS tarieven
Beschikbaarheid documentatie voor AA-MA-CA
In de aanbiedingsbrief van het Assurance rapport staat expliciet benoemd dat het Assurance rapport met bijbehorende gewaarmerkte beschrijving is bestemd voor subsidiegevers onder de EFRO regeling, De Europese Commissie en de namens hen optredende accountants. Op deze wijze is de informatie voor iedereen beschikbaar. De afweging van de uitgevoerde werkzaamheden per project zal wel op projectniveau vastliggen met verwijzing naar het dossier landelijk accounthouderschap.